Robisz internety? 9 praktycznych porad księgowych

Przedsiębiorca rozpoczynający działalność poza pomysłem na biznes, reklamą i sporą ilością pracy musi pamiętać również o kwestiach księgowych. Nawet, jeżeli księgowość zostanie powierzona specjaliście, startupowiec powinien orientować się w podstawowych kwestiach dotyczących przychodów i kosztów. Postanowiłam przedstawić praktyczne wskazówki księgowe dla startupowców, analizując tekst utworu „Internety robie”. 

Startupy prosto z kanapy – działalność gospodarcza w mieszkaniu

Zacznijmy od najczęściej pojawiającego się w utworze wersu – „Robię Startupy prosto z kanapy”. Zakładając firmę wielu przedsiębiorców, przynajmniej na początku, postanawia prowadzić ją we własnym mieszkaniu. Działalność nie musi być prowadzona w biurze. Pozwala to na zmniejszenie kosztów nie tylko z powodu braku opłat za dodatkowy lokal, ale także dlatego, że część opłat za mieszkanie można wrzucić do kosztów działalności. Aby taki zabieg był możliwy, należy wydzielić w mieszkaniu jedno konkretne pomieszczenie, w którym będzie prowadzona działalność. Ważne jest, aby faktycznie było to biuro. Nie może być to połowa kuchni, łazienka czy sypialnia. Reasumując, z pokoju urządzonego jako biuro można robić startupy prosto z kanapy, ale z łóżka w sypialni lub wanny w łazience już niekoniecznie, chyba, że nie zaliczymy tej powierzchni do kosztów działalności.

Własna firma – o czym pamiętać

„Hajs prosto do łapy” – tutaj wszystko zależy od tego, jak gruby będzie to hajs. W 2017 roku limit transakcji gotówkowych zmniejszył się z 15 000 EUR do 15 000 PLN. Także “prosto do łapy” można zapłacić maksymalnie 15 000 PLN, resztę należności trzeba przelać na rachunek bankowy.

„W nocy nie śpię, mam lepsze zajęcie, projekt albo Ciebie dopieszczę” – czas pracy przedsiębiorcy nie podlega pod kodeks pracy. Nie ma żadnych ograniczeń co do ilości przepracowanych w miesiącu godzin ani do pory dnia, w której wykonujemy swoje projekty. Nie ma zatem przeciwwskazań co do pracy w nocy.

„Daj mi milion, już Ci go zdradzam, za takie teksty to banem nagradzam” – proponowałabym najpierw przekazanie zaliczki i udokumentowanie tej transakcji fakturą zaliczkową. Dopiero, gdy pomysł okaże się trafiony, możemy wystawić fakturę na pozostałą część miliona i wykonać przelew.

Pomysły na koszty firmowe w branży IT, Internet

„Mnóstwo pracy przed komputerem, HPekiem, iPadem czy nowym Acerem” – załóżmy, że z powodu wielu godzin spędzonych w pracy przed HPekiem popsuł nam się wzrok. Albo przed iPadem, ale nie w pracy. Po prostu się popsuł i bez okularów nie jesteśmy w stanie pracować. Czy taki wydatek możemy zaliczyć do kosztów prowadzonej działalności, a tym samym zmniejszyć wysokość podatku dochodowego do zapłaty? Niestety nie, zakup okularów korekcyjnych lub soczewek kontaktowych dla przedsiębiorcy jest traktowany jako wydatek prywatny. Bo przecież z komputera i iPada korzystamy, nie tylko robiąc internety, ale też poza pracą.

„Jeśli brakuje czasu na promocję, są agencje PR i inne opcje” – korzystając z usług innych firm, koszty, które w związku z tym ponosimy, mogą pomniejszyć podatek dochodowy. Należy jednak pamiętać, że podatek może być obniżony jedynie za rok, w którym ponieśliśmy wydatek. Koszt z grudnia 2016 roku nie może pomniejszyć podatku za styczeń 2017 roku.

Podróże służbowe przedsiębiorcy – jak rozliczać

„Cały tydzień na konferencjach (…) Podróże, life trendy, weź obczaj to synek” – podróże służbowe to z jednej strony nawiązywanie współpracy z innymi ludźmi z branży, szkolenia, poznawanie nowych rynków, ale z drugiej strony również imprezy. Jak to jest z kosztami delegacji? Czy każdy wyjazd można uznać za wyjazd służbowy?

Najbardziej „opłaca się” podróżować za granicę – wysokość diet jest wyższa od diet naliczanych za delegacje w Polsce (30 zł). Dieta za każdą pełną dobę delegacji w Austrii to 53 EUR, Chinach 55 EUR a USA 59 USD. Jako przedsiębiorca nie wypłacamy samym sobie takiej diety, ale jej wysokość wprowadzamy do kosztów działalności, tym samym zmniejszamy zaliczkę na podatek dochodowy. Czasami urzędy skarbowe nie mają do nas zaufania i mogą poprosić o dowód na to, że tygodniowy pobyt na Maderze na przełomie roku był wyjazdem służbowym. Potwierdzeniem takim może być dowód opłaty za szkolenie odbywające się w konkretnym terminie albo podpisanie umowy z kontrahentem w trakcie wyjazdu. Co do wydatków za nocleg, podobnie jak w dietach w różnych krajach, występują konkretne kwoty, których nie możemy przekroczyć, aby zaliczyć wydatek do kosztów działalności. W Polsce limit ten wynosi obecnie 600 zł za jeden nocleg, za nocleg w Portugalii do kosztów można wprowadzić maksymalnie 120 EUR, a w Indiach 190 EUR. Limity są wysokie, możemy więc zaplanować sobie nocleg w hotelu i bez obaw zameldować się w nim na FB.

„Usługi płatne jak u Rafała” – pamiętajmy o wystawieniu faktury za świadczone przez nas usługi. Najczęściej termin na wystawienie faktury mamy do 15 dnia kolejnego miesiąca po wykonaniu usługi.

Szybkie gabloty – samochód firmowy, co się opłaca

„Szybkie gabloty” – samochód zakupiony za własne pieniądze (nie leasing czy kredyt) można wprowadzić do kosztów działalności do limitu kwoty 20 000 EUR. Dodatkowo, nowy pojazd będzie amortyzowany przez 60 miesięcy. Jeżeli gablota ma być szybka, nowa i trendy najlepiej dokonać zakupu w formie leasingu – nie ma limitu 20 000 EUR, a miesięczne raty będą stanowiły niewielki procent całej wartości pojazdu, więc zgromadzone przez nas środki możemy zainwestować w rozwój naszego startupu.

Znajomość podstawowych przepisów dotyczących podatków to lepsza orientacja w wynikach finansowych i możliwość wpływu na nie. Rób internety i poznaj księgowość, to się opłaca.

Autor: Małgorzata Szczepka
Kierownik Działu Obsługi Klienta w inFakt.

inFakt – zakładanie firm, fakturowanie i księgowość z dostępem do aplikacji www oraz mobile. Specjalizacja – obsługa firm z branży IT, Internet, reklama