6 narzędzi, które ułatwią Twoją pracę z Gmail

Email to istotny kanał obsługi klienta oraz kontaktu z kontrahentami i pracownikami praktycznie w każdej firmie. Czy kiedykolwiek zastanawiałeś się, ile czasu poświęcasz na poradzenie sobie ze wszystkimi wiadomościami w Twojej skrzynce? Według badań czytanie, odpowiadanie, czy ogólnie zarządzanie skrzynką odbiorczą zajmuje 30% Twojego czasu pracy. To dużo. A mimo tego z pewnością czasem masz wrażenie, że czegoś nie dopilnowałeś, że jakaś istotna wiadomość Ci umknęła. Zobacz narzędzia, które mogą ułatwić Twoją pracę w Gmail.

Miliardy emaili dziennie

Wiadomości mailowe pozostają najpowszechniejszym sposobem komunikacji w sferze biznesowej. Zgodnie z Email Statistic Report:

• ludzie wysyłają dziennie 196,3 miliarda emaili,
• większość z nich pochodzi ze świata biznesowego, który w ciągu jednego dnia wytwarza 108,7 miliarda z nich,
• już w 2014 użytkownicy biznesowi otrzymywali i wysyłali łącznie średnio 121 emaili dziennie,
• przewiduje się, że do 2018 roku ta liczba wzrośnie do 140 emaili.

Co zrobić, żeby nie zwariować

Taka ilość emaili dziennie może być męcząca i trudna do odpowiedniego zarządzania. Czy kiedykolwiek zapomniałeś odpisać na ważny mail? Czekałeś na odpowiedź i nie byłeś przekonany, czy adresat odczytał Twoją wiadomość? Lub miałeś tyle zaległych emaili, że bałeś się otwierać skrzynkę? Dobra wiadomość jest taka, że powstaje wiele narzędzi, które pomogą Ci zarządzać Twoimi wiadomościami i kontaktami w efektywny sposób. Jeżeli masz konto na Gmail, może poniższe rozwiązania będą odpowiadać Twoim potrzebom.

1. Drag

Drag pomaga zmienić skrzynkę odbiorczą w poukładaną listę zadań – możemy to nazwać takim Trello dla Gmaila. Aby nie zagubić się w gąszczu tych naprawdę istotnych wiadomości, oznaczenie ich gwiazdką może nie wystarczyć. Dlatego twórcy tej aplikacji postanowili umożliwić użytkownikom łatwe przenoszenie emaili na listy zadań, które znajdują się w poszczególnych kolumnach. To Ty decydujesz ile i jakich list potrzebujesz, aby zorganizować sobie jak najlepiej pracę.

2. Sortd

Dla porównania sprawdźcie też Sortd – to kolejna wtyczka pozwalająca zamienić skrzynkę odbiorczą w kolumny z listami zadań. Co ważne, ta wtyczka podobnie jak Drag nakłada na Gmail dodatkową warstwę, którą można wyświetlić – bez niej Twoja skrzynka odbiorcza będzie wyglądać tradycyjnie. Poniżej film, który dokładnie wyjaśnia, jak działa Sortd.

3. Boomerang

Boomerang pozwala ustawić, kiedy Twój email ma zostać wysłany, tak aby stało się to automatycznie w wybranym przez Ciebie momencie w przyszłości (np. odpowiadasz na email w piątek wieczorem, ale chcesz by dotarł do adresata na początku tygodnia). Dodatkowo jeżeli przeczytasz jakąś wiadomość, ale działania z nią związane chcesz podjąć za jakiś czas, to rozszerzenie pozwala oznaczyć, kiedy taki email ma ponownie pojawić się w Twojej skrzynce jako nieprzeczytany, abyś o tym nie zapomniał. Inną ciekawą funkcją jest to, że kiedy zależy Ci na uzyskaniu odpowiedzi na konkretny mail w określonym czasie – powiedzmy w ciągu tygodnia – możesz zaznaczyć to przy wysyłaniu wiadomości. Jeżeli w tym czasie nie dostaniesz odpowiedzi, Twój email pojawi się na początku skrzynki odbiorczej jako przypomnienie.

4. Handle

Handle to narzędzie, które pozwala w jednym miejscu mieć emaile, listę zadań do zrobienia i kalendarz. Możesz zamieniać swoje wiadomości na zadania i otrzymywać przypomnienia o konieczności ich wykonania. Umieszczenie ich w kalendarzu pozwoli lepiej zarządzać czasem i dokładnie zorganizować codzienne zadania.

5. Mailtrack

Zdarzyło Ci się, że wysłałeś ważny email i nawet kilka dni później nie otrzymałeś odpowiedzi? Jasne, że tak. Czy został on odczytany i zignorowany? Ktoś o nim zapomniał? A może z jakiegoś powodu w ogóle go nie otworzył? Mailtrack poinformuje Cię, kiedy ktoś odczytał Twoją wiadomość a kiedy nie i na tej podstawie podjąć odpowiednie kroki.

6. FullContact

FullContact dostarcza szczegóły na temat osoby od której otrzymałeś wiadomość: jej profile social media osoby, firmę w której pracuje, stanowisko jakie zajmuje, a także jej ostatnie tweety. Istnieje możliwość tworzenia tagów, notatek i innych niestandardowych pól z informacjami o poszczególnych osobach, tak aby wszystkie istotne dane potrzebne do tworzenia dobrych relacji z Twoimi kontaktami były na wyciągnięcie ręki.

Kontroluj monitoring Internetu

Lepsze zarządzanie skrzynką odbiorczą nie tylko zaoszczędzi Twój czas i pozwoli podejmować lepsze działania, ale też ułatwi kontrolowanie raportów i powiadomień mailowych związanych z monitoringiem Internetu. W Brand24 na adres email możesz otrzymać:

• powiadomienia o nowych wzmiankach, otrzymywane z wybraną przez siebie częstotliwością;
• dzienne i/lub tygodniowe raporty mailowe, gromadzące podstawowe statystyki z minionego okresu oraz najważniejsze wzmianki;
• storm alerts, czyli powiadomienia otrzymywane gdy w Twoim projekcie nastąpi znaczna zmiana w ilości wzmianek lub wygenerowanym zasięgu.

Dzięki nim zawsze zareagujesz na czas i zoptymalizujesz swoją strategię monitoringu Internetu.